Rola zapisów o karach umownych w kontraktach – jak ich używać, aby były skuteczne?

Przedsiębiorcy, decydując się na współpracę z kontrahentem (np. dostawcą lub odbiorcą usług), często unikają wprowadzania rygorystycznych zapisów do umów, obawiając się, że mogą one odstraszyć drugą stronę. W trakcie swojej praktyki zawodowej wielokrotnie słyszałam obiekcje ze strony klientów, którzy zastanawiali się po co dodawać zapisy np. o karach umownych za nienależyte wykonanie lub niewykonanie zobowiązań, skoro znają swojego dostawcę, wykonawcę lub świadczeniobiorcę, z którym wielokrotnie współpracowali lub który jest polecany przez znajomych z branży. 

Odpowiedź jest zawsze taka sama: umowa oraz wszelkie zabezpieczenia w niej zawarte są formułowane na tzw. „złe czasy”. Każda ze stron, podpisując kontrakt, dąży do osiągnięcia określonych celów, takich jak otrzymanie towaru lub usługi, bądź uzyskania wynagrodzenia za ich realizację. Natomiast w trakcie realizacji zobowiązań umownych mogą wystąpić różne sytuacje wpływające na sposób i termin ich spełnienia.

Z perspektywy przedsiębiorcy zamawiającego towary lub usługi, w przypadku opóźnień lub wad w wykonaniu zobowiązań przez kontrahenta w niczym nie pomoże fakt, że kontrahent był  dobrym znajomym lub był polecany przez innych. W takiej sytuacji przedsiębiorca będzie potrzebował jakiejś formy rekompensaty za opóźnienia w realizacji zamówień, a niebagatelną rolę będzie odgrywać zastrzeżona kara umowna, uregulowana w art. 483 i 484 Kodeksu cywilnego.

Zgodnie z art. 483 § 1 Kodeksu cywilnego, strony umowy mogą zastrzec, że naprawienie szkody wynikającej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy pieniężnej, znanej jako kara umowna. 

Wprowadzając takie zapisy do umowy, strony same regulują zakres odpowiedzialności w razie niewywiązania się z zobowiązań, ustalając wcześniej z góry określoną kwotę do zapłaty. Dzięki temu wierzyciel ma ułatwioną drogę do dochodzenia należności, ponieważ zasadniczo nie musi udowadniać już w sądzie wysokości poniesionej szkody – wysokość ta jest określona przez wartość zastrzeżonej kary umownej. 

Aby kara umowna była skutecznie zastrzeżona, należy pamiętać o kilku istotnych aspektach. 

1. Po pierwsze, kara umowna może zostać zastrzeżona jedynie na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonanie zobowiązań niepieniężnych. Przykłady sytuacji, w których kara umowna może być zastosowana, obejmują:

Zastrzeżenie kary umownej na wypadek opóźnienia w zapłacie za zamówioną usługę lub towar, czyli opóźnienia w realizacji świadczenia pieniężnego, skutkuje nieważnością takiego zapisu. 

2. Drugą istotną kwestią jest określenie uchybień, w przypadku których wierzycielowi przysługiwać będzie roszczenie o zapłatę kary umownej. Strony mają tu sporą dowolność i mogą ustalić odpowiedzialność zarówno dla niewykonania zobowiązania w ogólności, jak i sprecyzować konkretne przypadki, w których obowiązek zapłaty kary umownej będzie aktualny (np. opóźnienie w oddaniu poszczególnych etapów robót, naruszenie zakazu konkurencji, naruszenie klauzuli poufności, a nawet kara w przypadku odstąpienia od umowy). Warto podkreślić, że umowa może przewidywać kilka niezależnych od siebie podstaw do naliczenia kary umownej.

3. Konieczne jest również wyraźne i precyzyjne określenie wartość kary umownej. Zazwyczaj strony wprowadzają do umowy postanowienia wskazujące konkretną sumę pieniężną, którą wierzyciel ma otrzymać za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania. Alternatywnie, wartość kary może być określona procentowo w odniesieniu do wartości świadczenia (np. 0,2% wynagrodzenia za każdy dzień) lub według konkretnej stawki pomnożonej przez liczbę dni (np. 500 zł za każdy dzień).  Wartość kary umownej powinna być ustalana w sposób racjonalny, mieć charakter kompensacyjny i nie powinna być wykorzystywana do nadużyć, wykraczających poza jej charakter.

4. Często spotykaną praktyką jest też ustalanie górnej granicy kary umownej poprzez wprowadzenie zapisów ograniczających jej wysokość do określonej wartości. O takie zabezpieczenie powinien zadbać kontrahent, który karami może zostać obciążony, aby nie narażać się na naliczanie przez wierzyciela kar w sposób bezterminowy. Warto również wprowadzić zapisy określające moment, od którego mogą być naliczane kary.

5. Należy jednak pamiętać, że ustalenie w kontrakcie maksymalnej wartość kary umownej nie wyklucza możliwości dochodzenia pozostałej kwoty, jeśli wartość kary umownej nie pokrywa całości poniesionej przez wierzyciela szkody. W takim przypadku konieczne jest wprowadzenie klauzul zezwalających wierzycielowi na dochodzenie odszkodowania na zasadach ogólnych, gdy wartość szkody przewyższa wartość zastrzeżonych kar umownych.

Autor: Radca Prawny Joanna Żywiec, Kancelaria Prawna Chałas i Wspólnicy